Migration zu Microsoft 365: Schritt-für-Schritt-Anleitung für Schweizer KMU

Warum sich Microsoft 365 für Schweizer KMU lohnt

Die zunehmende Digitalisierung und die Anforderungen an moderne Arbeitsumgebungen machen es für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in der Schweiz immer notwendiger, ihre IT-Infrastruktur auf den neuesten Stand zu bringen. Hier kommt Microsoft 365 ins Spiel – ein flexibles, skalierbares und zugleich datenschutzkonformes Angebot, das klassische Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) mit Cloud-Diensten (OneDrive, SharePoint) und Kollaborationstools (Teams) kombiniert.

Gerade in einem Land wie der Schweiz, dessen Wirtschaft stark international ausgerichtet ist und wo Qualität und Zuverlässigkeit hoch im Kurs stehen, profitieren KMU von einem professionellen IT-Ökosystem. Eine Microsoft 365 Migration sorgt für:

Vereinfachte Zusammenarbeit: Mitarbeitende können in Echtzeit an Dokumenten arbeiten – egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.
Skalierbare Kosten: Statt grosser Einmalinvestitionen in Server und Lizenzen zahlt man ein Abo-Modell, das man an die Betriebsgrösse anpassen kann.
Sicherheit & Compliance: Microsoft 365 erfüllt in der Regel die Anforderungen gängiger Datenschutzstandards – wichtig für Schweizer Unternehmen, die oft sensible Daten verarbeiten.
Effizienzsteigerung: Wer seine alte IT-Landschaft durch Cloud-Dienste ersetzt, verringert Ausfallzeiten, vereinfacht das IT-Management und kann schneller auf neue Anforderungen reagieren.

Doch eine Migration darf nicht leichtfertig angegangen werden. In diesem Blogartikel erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie Microsoft 365 in Ihrem KMU einführen, welche Stolperfallen Sie vermeiden sollten und worin der konkrete Nutzen liegt.

Häufige Fragen vor der Migration – und warum sie wichtig sind

1. Welche Version von Microsoft 365 ist die richtige?

Microsoft bietet verschiedene Lizenzmodelle, die auf unterschiedliche Unternehmensgrössen und -bedürfnisse zugeschnitten sind. Für KMU interessant sind vor allem:

Microsoft 365 Business Basic
Microsoft 365 Business Standard
Microsoft 365 Business Premium

Während Basic die Online-Versionen von Word, Excel und Teams enthält, kommen bei Business Standard noch die Desktop-Versionen dazu. Business Premium richtet sich an Unternehmen mit erweiterten Sicherheitsanforderungen oder speziellen Compliance-Anforderungen.

Bevor Sie sich für ein Modell entscheiden, sollten Sie klären:

Wie gross ist Ihr Unternehmen jetzt, und wie wird es sich in den nächsten Monaten entwickeln?
Wie wichtig sind Ihnen Desktop-Anwendungen vs. Online-Tools?
Welche Sicherheitsfunktionen benötigen Sie?

Eine gründliche Beratung hilft, unnötige Lizenzkosten zu vermeiden und trotzdem alle benötigten Features abzudecken.

2. Wie sieht Ihre aktuelle IT-Infrastruktur aus?

Wer von einem bestehenden E-Mail-System (z. B. Exchange On-Premises, IMAP-Konten oder POP3-Server) zu Exchange Online wechselt, muss einen Migrationspfad festlegen. Gleiches gilt für Dateiablagen, die in SharePoint und OneDrive wandern sollen.

Sind Ihre Server veraltet und sollen abgeschaltet werden?
Brauchen Sie weiterhin lokale Server (z. B. für andere Anwendungen)?
Welche Bandbreite steht Ihnen zur Verfügung, um grosse Datenmengen hochzuladen?

3. Sind Mitarbeitende auf die neuen Tools vorbereitet?

Ein häufiger Fehler ist es, Technik einfach „auszurollen“, ohne die Menschen dahinter einzubinden. Schulungen, FAQs und offene Fragerunden steigern die Akteptanz und verhindern, dass wertvolle Funktionen ungenutzt bleiben.

Die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Microsoft 365 Migration

Schritt 1 – Planung und Bestandsaufnahme

Wer Microsoft 365 einführen möchte, sollte strukturiert vorgehen. Der erste Schritt ist eine genaue Bestandsaufnahme:

Lizenzen & Benutzer: Wer braucht welche Lizenz? Gibt es externe Mitarbeiter oder Praktikanten, die temporär Zugriff erhalten sollen?
E-Mail & Kalender: Wie viele Postfächer sind vorhanden? Wie gross sind die Datenmengen?
Dateiablagen: Wo liegen bislang Dokumente (z. B. auf einem lokalen Server, auf Dropbox oder Google Drive)?
Zusätzliche Anwendungen: Nutzen Sie bereits Teams, SharePoint oder andere Tools, die integriert werden müssen?

Basierend auf dieser Analyse erstellen Sie ein Migrationskonzept, in dem Sie die Reihenfolge (z. B. erst E-Mail, dann Dateiablage) und den zeitlichen Rahmen definieren.

Schritt 2 – Lizenzbeschaffung und Vorbereitung

Im zweiten Schritt kümmern Sie sich um die erforderlichen Lizenzen. Dabei hilft Ihnen oft ein Microsoft-Partner oder IT-Dienstleister, der die richtigen Modelle für Ihr KMU empfehlen kann. Nach dem Kauf der Lizenzen legen Sie im Microsoft 365 Admin Center die Benutzerkonten an.

Benutzer & Gruppen: Erstellen Sie Gruppen (z. B. nach Abteilungen) und weisen Sie Rollen zu.
Sicherheitsfeatures: Aktivieren Sie die Mehr-Faktor-Authentifizierung (MFA), damit Mitarbeitende ihre Konten zusätzlich schützen.
Policies definieren: Welche Passwort-Politik gilt? Wann müssen Passwörter erneuert werden?

Schritt 3 – Datenmigration

Nun geht es an die Datenmigration. Dieser Teil ist oft der komplizierteste – besonders, wenn Ihre Bestandsdaten über Jahre gewachsen und auf verschiedene Systeme verteilt sind.

E-Mail-Migration: Nutzen Sie Tools wie den Exchange Admin Center oder Drittanbieter-Software (z. B. BitTitan oder CodeTwo), um IMAP-/POP3-Konten oder Exchange-Server zu migrieren. Achten Sie auf Downtimes und Benachrichtigungen an Mitarbeitende, damit der E-Mail-Verkehr nicht unerwartet unterbrochen wird.
Dateien nach OneDrive & SharePoint: Überlegen Sie, welche Dokumente in OneDrive (persönlich) und welche in SharePoint (Team) gehören. Grosse Datenmengen migrieren Sie am besten ausserhalb der Stosszeiten, um das Netzwerk nicht zu überlasten.
Archive & Altdaten: Ältere Dokumente, die selten benötigt werden, können Sie archivieren, statt sie 1:1 in die neue Cloud zu verschieben. Das spart Speicherplatz und macht die Umgebung übersichtlicher.

Tipp: Führen Sie Testmigrationen durch, bevor Sie alle Daten verschieben. So stellen Sie sicher, dass der Prozess reibungslos funktioniert und Daten korrekt ankommen.

Schritt 4 – Einrichtung von Teams, SharePoint & Co.

Sobald E-Mail und Dateiablage stehen, können Sie sich den erweiterten Tools widmen:

Teams: Richten Sie Kanäle ein, um Abteilungen oder Projekte zu strukturieren. Definieren Sie, wer Zugriff erhält, und integrieren Sie ggf. externe Partner als Gastbenutzer.
SharePoint: Erstellen Sie Team-Websites für Projekte oder Abteilungen. Nutzen Sie Bibliotheken, um gemeinsame Dokumente zu organisieren, und passen Sie Berechtigungen an.
OneDrive: Stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende OneDrive-Clients installieren und verstehen, wie Dokumente synchronisiert werden.
Weitere Apps: Power Automate, Power BI oder Planner können im Anschluss eingebunden werden, je nach Bedarf.

Schritt 5 – Mitarbeiterschulung und Change-Management

Eine technische Umstellung ist nur dann erfolgreich, wenn die Mitarbeitenden sie annehmen. Schulen Sie Ihr Team:

Grundlagen: Wo finde ich meine E-Mails? Wie nutze ich Teams für Chats und Meetings?
Dokumentenablage: Welche Dateien kommen in OneDrive, welche in SharePoint? Wie teile ich Dokumente mit Kollegen oder externen Kontakten?
Verhaltensregeln: Datenschutz, Passwortsicherheit, Umgang mit Phishing-Mails etc.

Auch ein internes FAQ oder ein Ansprechpartner für Fragen können helfen, Unsicherheiten abzubauen. Planen Sie ausreichend Zeit für Eingewöhnung ein und bleiben Sie offen für Feedback.

Schritt 6 – Feinschliff und Optimierung

Nach der ersten Einführungsphase sollten Sie die Umgebung feinjustieren:

Berechtigungen anpassen: Nicht jede:r Mitarbeitende braucht Zugriff auf alles. Ein schlaues Rollen- und Rechtekonzept verhindert Datenlecks.
Prozesse automatisieren: Nutzen Sie Power Automate, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Beispielsweise können Rechnungen automatisch an Freigabeberechtigte geschickt werden.
Monitoring & Reporting: Das Microsoft 365 Admin Center bietet Berichte über Lizenznutzung, Speicherverbrauch oder Sicherheitswarnungen. So behalten Sie den Überblick.
Support organisieren: Wer ist zuständig, wenn Probleme auftreten? Ein externer IT-Partner kann Ihnen dabei den Rücken freihalten.

Stolperfallen bei der Migration – und wie Sie sie umgehen

Keine Migration ist frei von Risiken. Doch wer typische Fallstricke kennt, kann sie besser vermeiden.

1. Unklare Verantwortlichkeiten

Wird nicht klar festgelegt, wer wann welche Aufgaben übernimmt (z. B. Lizenzkauf, DNS-Einträge aktualisieren, Daten migrieren), endet das schnell in Chaos. Erstellen Sie einen Projektplan mit klar zugewiesenen Rollen.

2. Datensilos übernehmen

Wenn Abteilungen ihre eigenen Ablagen hatten und nach der Migration weiterhin getrennte Dateninseln nutzen, geht der Vorteil einer gemeinsamen Cloud-Lösung verloren. Richten Sie von Anfang an eine sinnvolle Ordnerstruktur und Zugriffsrechte ein.

3. Fehlende Schulung

Mitarbeitende, die nicht wissen, wieso man jetzt SharePoint statt dem alten Netzlaufwerk nutzen soll, werden es nicht tun. Ohne Awareness und Akzeptanz droht ein Rückfall in alte Methoden. Klare Kommunikation und Schulungen sind essenziell.

4. Sicherheitslücken durch Nachlässigkeit

MFA nicht aktiviert? Überholte Passwortrichtlinien oder offene Freigaben? So können Sicherheitslücken entstehen, die Kriminelle ausnutzen. Arbeiten Sie konsequent an Ihrer IT-Security.

5. Keine Nachkontrolle

Nach der Migration sollte man nicht davon ausgehen, dass alles reibungslos läuft. Planen Sie eine Nachkontrolle ein bis zwei Wochen später – und führen Sie ggf. Optimierungen durch.

MECO Solutions GmbH – Ihr IT-Dienstleister für KMU in der Schweiz

Eine erfolgreiche Migration zu Microsoft 365 erfordert Erfahrung, Fingerspitzengefühl und eine gute Kommunikation mit den Mitarbeitenden. Wer sich den Prozess erleichtern möchte, findet in der MECO Solutions GmbH einen kompetenten IT-Dienstleister speziell für KMU in der Schweiz.

Was MECO Solutions auszeichnet

Persönliche Beratung & Planung: Bevor es an die Umsetzung geht, analysiert MECO Solutions Ihre IST-Situation und schlägt eine massgeschneiderte Strategie vor.
Sichere & schnelle Migration: Ob E-Mail-Postfächer oder Dateiablagen – das Team hat Erfahrung mit Migrationsprojekten aller Grössen.
Benutzernahe Schulungen: Mitarbeitende werden nicht allein gelassen, sondern erhalten Trainings und Unterlagen, um Microsoft 365 effizient zu nutzen.
Langfristiger Support: Auch nach der Migration steht MECO Solutions zur Verfügung – ob für Updates, Probleme oder weitere Optimierungen.

Gerade in einem Land wie der Schweiz, wo Datensicherheit und Zuverlässigkeit hochgeschätzt werden, ist MECO Solutions Ihr verlässlicher Partner, wenn es um Microsoft 365, Cloud-Lösungen und IT-Sicherheit geht.

Checkliste – Sind Sie bereit für die Microsoft 365 Migration?

Ein schneller Überblick, ob Ihr KMU gut vorbereitet ist:

Bestandsaufnahme gemacht? (Anzahl Konten, Datenvolumen, alte Systeme)
Lizenzmodell ausgewählt? (Basic, Standard, Premium)
Migrationsplan aufgesetzt? (Zeitplan, Verantwortliche, Testmigrationen)
Sicherheitsfeatures aktiviert? (MFA, Passwortrichtlinien, etc.)
Mitarbeitende informiert & geschult? (Kurzanleitungen, Workshops, Ansprechpartner)
Prozess für Nachbetreuung definiert? (Wer hilft bei Fragen, wann Audit?)

Wenn Sie die meisten Fragen mit „Ja“ beantworten können, sind Sie auf einem guten Weg. Falls nicht, lohnt sich der Austausch mit einem IT-Partner wie MECO Solutions GmbH – so vermeiden Sie böse Überraschungen.

Fazit – Mit Microsoft 365 fit für die digitale Zukunft

Ob Sie sich von veralteten On-Premise-Systemen trennen möchten, endlich besser zusammenarbeiten wollen oder einfach die Sicherheit Ihrer IT-Infrastruktur erhöhen möchten: Eine Migration zu Microsoft 365 ist für Schweizer KMU häufig ein lohnender Schritt. Dabei gilt:

Gute Planung ist die halbe Miete.
Schulungen und Change-Management sorgen für Akzeptanz im Team.
Sicherheitsaspekte (MFA, Berechtigungskonzepte) dürfen nie vernachlässigt werden.

Wer diese Punkte beachtet, legt den Grundstein für eine effiziente, flexible und datenschutzkonforme IT-Landschaft, die auch künftige Anforderungen meistert. Mit der Unterstützung von Profis wie der MECO Solutions GmbH reduzieren Sie Risiken und beschleunigen den Einstieg in die Microsoft-Cloud.

Starten Sie jetzt Ihr Migrationsprojekt – und machen Sie Ihr KMU fit für das digitale Zeitalter.